Shopify Rechnung erstellen: Die vier Wege im Vergleich (2026)

Shopify ist stark im Verkaufen und schweigt bei den Rechnungen. Im Standard bekommst du keinen Beleg mit fortlaufender Nummer, Steuerausweis und allen Pflichtangaben – nur eine Bestellbestätigung. Vier Wege führen von dort zu einer ordentlichen Rechnung. Sie unterscheiden sich weniger im Ergebnis als im Aufwand, den sie dir dauerhaft abverlangen.

Dieser Beitrag stellt alle vier gegenüber, damit du den passenden auswählst – und nennt die Grenzen jedes Wegs, auch die unseres eigenen.

Warum Shopify allein keine Rechnung erstellt

Die automatische Bestellbestätigung sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine. Es fehlen die fortlaufende, nur einmal vergebene Nummer, der nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Ausweis und in aller Regel ein Teil deiner Pflichtangaben als Verkäufer. Für Verkäufe in Deutschland listet § 14 Abs. 4 UStG neun solcher Angaben auf (Rechtsstand: August 2026).

Dazu kommt: Shopify kennt zwar Steuersätze, aber nicht die Rechtsfolge. Ob eine Lieferung nach Polen unter das One-Stop-Shop-Verfahren fällt, ob dein B2B-Kunde in Frankreich die Steuerschuld selbst schuldet oder ob du als Kleinunternehmer gar keine Umsatzsteuer ausweisen darfst – das entscheidet sich außerhalb des Shops. Genau dort liegt der eigentliche Aufwand. Welche Pflichtangaben auf den Beleg gehören

Die vier Wege im Vergleich

Weg 1: Von Hand in Word oder Tabelle

Du exportierst die Bestelldaten und schreibst die Rechnung selbst. Bei einer Handvoll Bestellungen im Monat ist das vollkommen in Ordnung und kostet nichts außer Zeit.

Die Grenze kommt schneller als gedacht, und sie ist nicht der Zeitaufwand, sondern der Nummernkreis. Fortlaufende Nummern müssen lückenlos sein. Wer eine Rechnung verwirft, weil sich der Kunde umentschieden hat, hat eine Lücke – und muss sie später erklären können.

Weg 2: Order Printer und verwandte Druck-Apps

Shopifys Order-Printer-App druckt Belege zu einer Bestellung, das Layout baust du dir aus HTML und Liquid. Das ist kostenlos und gibt dir volle gestalterische Kontrolle.

Wichtig zu wissen: Diese Apps drucken, was da ist – sie erzeugen keine Rechnungsnummer und kennen deine steuerliche Lage nicht. Jeden Sonderfall baust du selbst als Bedingung ins Template. Und die alte Order-Printer-App hat Shopify inzwischen abgekündigt. Was die Abkündigung für dich bedeutet

Weg 3: Über die Buchhaltungssoftware

Wenn du ohnehin mit sevdesk, Lexware Office oder einem vergleichbaren Programm arbeitest, kannst du die Bestellungen dorthin übertragen und die Rechnung dort erzeugen lassen. Vorteil: Beleg und Buchhaltung liegen an einem Ort, die Umsatzsteuervoranmeldung zieht direkt daraus.

Der Preis dafür ist das Layout – du bekommst die Vorlagen deines Buchhaltungsprogramms, das für Rechnungen an Geschäftskunden gebaut wurde, nicht für den Beleg im Paket eines Onlineshops. Für diesen Weg gibt es unsere Schwester-App zrapp, die Shopify-Bestellungen an sevdesk und Lexware Office überträgt.

Weg 4: Automatisch per Beleg-App

Die Rechnung entsteht ohne Zutun, sobald die Bestellung bezahlt ist, und geht per Mail an den Kunden. Nummernkreis, Steuerfall und Layout kommen aus der App. Genau dafür haben wir Belegio gebaut.

Was Belegio übernimmt

Belegio erzeugt Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften aus deinen Shopify-Bestellungen. Die Einrichtung besteht aus drei Schritten: App installieren, Firmen-Stammdaten per Klick aus Shopify übernehmen und ein Layout wählen. Danach passiert es von selbst.

Steuerfälle, die eingebaut sind

• Deutschland mit 19 % und 7 %, Österreich mit 20 %, 13 % und 10 %
• Kleinunternehmerregelung: keine Umsatzsteuer, dafür der Rechtshinweis nach deinem Sitzland – § 19 UStG in Deutschland, § 6 Abs 1 Z 27 UStG 1994 in Österreich
• EU-B2B mit Reverse-Charge, einschließlich Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden
• One-Stop-Shop für B2C-Lieferungen in andere EU-Länder, mit dem Satz des Ziellandes
• steuerfreie Ausfuhrlieferungen in Drittländer
• die grenzüberschreitende EU-Kleinunternehmerregelung, wenn du eine EX-Kennnummer hinterlegt hast

Die Regelung für Kleinunternehmer ist der Fall, bei dem am meisten schiefgeht – wer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie dem Finanzamt. Kleinunternehmer mit Shopify: worauf es ankommt

Sechs Layouts statt Template-Code

Zur Auswahl stehen Modern, Bold, Compact, Classic, Minimal und ein Geschäftsbrief im Aufbau nach DIN 5008, der allein in 20 Optiken kommt. Logo und Markenfarbe hinterlegst du einmal, eine Live-Vorschau zeigt das Ergebnis sofort. Für Rechnung, Gutschrift und Lieferschein lässt sich jeweils ein eigenes Layout einstellen.

Was im Alltag den Unterschied macht

• GiroCode auf der Rechnung: ein QR-Code nach EPC069-12, den der Kunde mit seiner Banking-App scannt (für Euro-Beträge)
• Belege in sechs Sprachen, passend zur Bestellung
• automatische Gutschrift bei Erstattungen, auf Wunsch auch bei Teilerstattungen
• Einzel- und Sammeldruck direkt im Shopify-Admin
• Versand aus deinem eigenen Mailzugang statt aus einer fremden Absenderdomain
• Steuerberater-Export: alle Belege eines Zeitraums als CSV für die Buchhaltung oder als Paket mit sämtlichen PDFs
• Rechnungen auch ohne Bestellung, etwa für Beratungsleistungen oder Verkäufe außerhalb von Shopify

Die drei Fehler, die am häufigsten teuer werden

1. Lücken im Nummernkreis

Rechnungsnummern müssen fortlaufend und lückenlos sein. Wer von Hand arbeitet, erzeugt Lücken fast zwangsläufig: Eine Rechnung wird geschrieben, der Kunde springt ab, das Dokument landet im Papierkorb – und die Nummer fehlt. Erklären muss man das später trotzdem. Sauberer ist, die verworfene Rechnung zu stornieren statt sie zu löschen, damit die Nummer belegt bleibt.

2. Als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweisen

Steht auf der Rechnung ein Steuerbetrag, obwohl die Kleinunternehmerregelung gilt, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt – unabhängig davon, ob du ihn je vereinnahmt hast. Das passiert schneller als gedacht, etwa wenn eine Vorlage aus einer Zeit stammt, in der noch Regelbesteuerung galt.

3. Den Hinweis auf die Steuerbefreiung vergessen

Bei einer steuerfreien Lieferung reicht es nicht, die Steuerzeile wegzulassen. Das Gesetz verlangt an ihrer Stelle einen Hinweis auf den Grund der Befreiung – beim EU-B2B-Geschäft auf die Verlagerung der Steuerschuld, bei der Ausfuhr auf die steuerfreie Ausfuhrlieferung, bei Kleinunternehmern auf die jeweilige nationale Vorschrift. Eine Rechnung ohne diesen Hinweis ist unvollständig, und dein Kunde kann sie beanstanden.

Welche Belege zu einer Bestellung gehören

Rechnung ist nicht gleich Beleg. Im Versandalltag entstehen drei Dokumente mit unterschiedlicher Aufgabe:

Alle drei sollten aus derselben Quelle kommen, damit Nummernlogik und Design zusammenpassen. Lieferscheine erstellen und drucken

Wo Belegio an seine Grenzen kommt

Der Vollständigkeit halber, weil kein Werkzeug alles kann:

• Belegio ist keine Buchhaltung. Es erzeugt Belege und exportiert sie – die Buchführung selbst macht dein Programm oder deine Steuerberatung.
• Es gibt kein DATEV-Format. Der Export liefert eine CSV, die sich in gängige Programme einlesen lässt, aber keine DATEV-Buchungsstapel.
• Bereits ausgestellte Rechnungen lassen sich nicht bearbeiten. Das ist Absicht: Die GoBD verlangen, dass festgeschriebene Belege unverändert bleiben. Korrekturen laufen über eine Gutschrift.

Verkäufe in mehreren Währungen

Wer über Shopify Markets in mehreren Währungen verkauft, stößt auf eine Frage, die viele erst spät bemerken: In welcher Währung muss die Rechnung ausgestellt sein? Die Antwort ist unbequem eindeutig – in der Währung, in der das Geschäft abgerechnet wurde, und der Steuerbetrag muss in der Währung deines Sitzlandes nachvollziehbar sein.

Praktisch heißt das: Kauft ein Kunde in US-Dollar, gehört die Rechnung in US-Dollar ausgestellt, nicht in einer Umrechnung, die es so nie gab. Belegio übernimmt deshalb die Währung der Bestellung und rechnet nichts um. Das ist weniger komfortabel als eine einheitliche Euro-Ansicht, aber es ist der Betrag, den dein Kunde tatsächlich bezahlt hat – und nur der gehört auf den Beleg.

Wo deine Daten liegen

Gehostet wird ausschließlich in Frankfurt am Main. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird beim Einrichten geschlossen. Belege bleiben abrufbar – auch mit Blick auf die zehnjährige Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO.

Hinweis: Dieser Beitrag ordnet die Möglichkeiten allgemein ein und ersetzt keine Steuerberatung. Für deine Situation sprich mit deiner Steuerberatung. Rechtsstand der genannten Vorschriften: August 2026.

Was es kostet

Belegio ist in der Launch-Phase kostenlos: alle Funktionen, unbegrenzte Belege, keine Kreditkarte. Das ist ein Angebot der Startphase, keine dauerhafte Preiszusage – wir sagen rechtzeitig Bescheid, bevor sich daran etwas ändert. Belegio im Shopify App Store ansehen