Shopify Rechnung erstellen: So automatisierst du deine Belege (2026)

Shopify ist stark im Verkaufen – aber bei den Rechnungen lässt dich das System allein. Standardmäßig bekommst du keine rechtskonforme Rechnung mit fortlaufender Nummer, Steuerausweis und allen Pflichtangaben. Genau hier verlieren viele Händler Zeit: Bestellung kommt rein, und dann wird die Rechnung manuell in Word, einem Tabellenblatt oder einer separaten Software getippt.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du in Shopify Rechnungen erstellst – und warum es sich lohnt, diesen Schritt vollständig zu automatisieren.

Warum Shopify allein keine Rechnungen erstellt

Shopify verschickt nach dem Kauf eine Bestellbestätigung. Das ist aber keine Rechnung im steuerlichen Sinne: Es fehlen fortlaufende Rechnungsnummern, der korrekte Steuerausweis und oft auch deine vollständigen Pflichtangaben als Verkäufer. Wer in Deutschland verkauft, braucht für jede Bestellung eine ordentliche Rechnung mit:

• vollständigem Namen und Anschrift von Verkäufer und Käufer
• fortlaufender, lückenloser Rechnungsnummer
• Rechnungs- und Lieferdatum
• Steuersatz und ausgewiesenem Steuerbetrag (oder Hinweis bei Steuerbefreiung)
• deiner Steuernummer bzw. USt-IdNr.

Diese Angaben jedes Mal per Hand zusammenzustellen ist nicht nur lästig, sondern auch fehleranfällig – besonders bei EU-Verkäufen, Rückerstattungen oder als Kleinunternehmer.

Die 3 Wege, eine Shopify-Rechnung zu erstellen

1. Manuell (nicht empfohlen)

Du exportierst die Bestelldaten und tippst die Rechnung in Word oder Excel. Bei ein paar Bestellungen im Monat machbar – ab dem ersten Umsatzschub aber ein Zeitfresser und eine Quelle für Nummernkreis-Lücken.

2. Order Printer / manuelle Druck-Apps

Es gibt Apps, mit denen du Belege im Shopify-Admin ausdruckst. Das löst das Druck-Problem, aber du musst weiterhin selbst auslösen – die Rechnung entsteht nicht von allein, und Steuerfälle wie §19 oder OSS musst du im Template manuell pflegen.

3. Automatisch bei Zahlungseingang (empfohlen)

Die sauberste Lösung: Eine App erstellt die Rechnung automatisch, sobald die Bestellung bezahlt ist, und schickt sie als PDF per E-Mail an den Kunden. Du klickst gar nichts mehr. Genau dafür haben wir Belegio gebaut.

Mit Belegio: Shopify-Rechnung in 3 Schritten automatisieren

Belegio ist eine Shopify-App, die deine Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften automatisch aus deinen Bestellungen erzeugt – steuerlich korrekt und in deinem Design.

Schritt 1 – App installieren. Belegio aus dem Shopify App Store installieren.

Schritt 2 – Firmendaten eintragen. Deine Stammdaten übernimmst du mit einem Klick aus Shopify. Logo und Markenfarbe hochladen, eine von fünf PDF-Vorlagen (Modern, Classic, Minimal, Bold, Compact) wählen – mit Live-Vorschau direkt in der App.

Schritt 3 – Verkaufen. Sobald eine Bestellung bezahlt wird, erstellt Belegio die Rechnung automatisch und schickt sie per E-Mail an den Kunden. Fertig.

Steuern automatisch richtig – das spart die meisten Nerven

Der eigentliche Aufwand bei Shopify-Rechnungen steckt im Steuerrecht. Belegio deckt die typischen Fälle automatisch ab:

• Deutschland: 19 % und 7 % korrekt ausgewiesen
• Kleinunternehmer (§19 UStG): ein Schalter – Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit korrektem Hinweistext
• EU-B2B (Reverse-Charge): inklusive automatischer Prüfung der USt-IdNr. des Kunden über VIES
• OSS für B2C-Verkäufe in andere EU-Länder
• steuerfreie Exporte in Drittländer

Damit musst du nicht für jeden Verkaufsfall ein eigenes Template basteln – die richtige Steuerlogik greift automatisch.

Praktische Extras, die im Alltag zählen

• GiroCode auf der Rechnung: Ein EPC-QR-Code, den der Kunde mit der Banking-App scannt und in Sekunden überweist (für Euro-Beträge).
• 6 Sprachen: Belege erscheinen automatisch in der Sprache des Kunden (Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Italienisch, Spanisch).
• Lieferscheine & Gutschriften: inklusive automatischer Storno-Gutschrift, wenn du in Shopify eine Rückerstattung auslöst.
• Drucken im Admin: einzelne Bestellungen oder mehrere Belege per Bulk-Druck.
• E-Mail-Versand über deinen eigenen SMTP-Server oder den Belegio-Absender.

Wo liegen deine Rechnungsdaten?

Belegio hostet ausschließlich in Frankfurt am Main (Deutschland) – keine Daten verlassen die EU. Die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO wird beim Setup über einen AV-Vertrag automatisch geschlossen. Rechnungen sind mit allen Pflichtangaben und lückenlosen, fortlaufenden Nummernkreisen versehen und jederzeit abrufbar – auch im Hinblick auf die 10-jährige Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO.