Shopify als Kleinunternehmer: Rechnungen nach §19 UStG richtig erstellen

Du verkaufst über Shopify und nutzt die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG? Dann gelten für deine Rechnungen besondere Regeln: Du weist keine Umsatzsteuer aus und musst stattdessen einen Hinweistext auf die Steuerbefreiung aufnehmen. Shopify unterstützt das im Standard nicht sauber – hier liest du, worauf es ankommt und wie du es automatisierst.

Was bedeutet §19 UStG für deine Rechnungen?

Als Kleinunternehmer führst du keine Umsatzsteuer ab und darfst sie deshalb auf deinen Rechnungen nicht ausweisen. Eine korrekte §19-Rechnung enthält:

• alle üblichen Pflichtangaben (Name/Anschrift, fortlaufende Nummer, Datum, Leistung)
• keinen ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag und keinen Steuersatz
• einen Hinweistext, z. B.: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Weist du als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt – ein häufiger und teurer Fehler. Deshalb ist es wichtig, dass die Rechnung von vornherein richtig erzeugt wird.

Die Umsatzgrenzen – Stand 2026

Die Grenzen haben sich zum 1. Januar 2025 geändert, viele Quellen im Netz nennen noch die alten Werte. Aktuell gilt (Rechtsstand: August 2026):

Der Unterschied ist wichtiger, als er aussieht: Bei der 100.000-Euro-Grenze endet der Status nicht erst im nächsten Jahr, sondern mit dem Umsatz, der sie überschreitet. Belegio behält beide Werte im Blick und meldet sich auf der Übersicht, bevor es eng wird. Österreich hat dagegen nur eine Grenze, dafür mit Toleranzregel. Was in Österreich sonst noch anders ist

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Bei Fragen zu deiner konkreten steuerlichen Situation wende dich an deinen Steuerberater.

Der teuerste Fehler: Umsatzsteuer trotzdem ausweisen

Steht auf einer Kleinunternehmer-Rechnung ein Umsatzsteuerbetrag, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt — auch dann, wenn du ihn nie vereinnahmt hast und obwohl du eigentlich gar nicht steuerpflichtig bist. Das ergibt sich aus § 14c UStG, dem sogenannten unrichtigen Steuerausweis.

Die typischen Wege in diesen Fehler sind alltäglich: eine Vorlage, die noch aus der Zeit der Regelbesteuerung stammt; eine Rechnung, die schnell von Hand geschrieben wurde; oder Shopify-Steuereinstellungen, die weiterhin einen Satz auf die Produkte legen. Eine Korrektur ist möglich, aber sie ist Aufwand und läuft über eine berichtigte Rechnung gegenüber dem Kunden.

Was auf die Rechnung gehört — und was nicht

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist der Punkt, an dem es oft hakt: Als Kleinunternehmer brauchst du sie im Inlandsgeschäft nicht, und sie gehört dann auch nicht auf die Rechnung. Belegio weist deshalb darauf hin, wenn Kleinunternehmerregelung und hinterlegte USt-IdNr. gleichzeitig gesetzt sind — das ist fast immer ein Versehen. Alle Pflichtangaben im Detail

Das Problem mit Shopify im Standard

Shopify ist auf den Ausweis von Steuersätzen ausgelegt. Die automatische Bestellbestätigung ist keine §19-konforme Rechnung, und die Steuereinstellungen sind nicht dafür gedacht, eine saubere Rechnung ohne Umsatzsteuer samt Hinweistext zu erzeugen. Wer es manuell macht, läuft Gefahr, den Hinweis zu vergessen oder Nummernkreis-Lücken zu erzeugen.

Mit Belegio: §19-Rechnungen per Schalter

Belegio ist eine Shopify-App, die deine Rechnungen automatisch erstellt – inklusive Kleinunternehmer-Modus. So richtest du es ein:

• Belegio aus dem Shopify App Store installieren.
• In den Einstellungen den Kleinunternehmer-Schalter aktivieren.
• Firmendaten per Klick aus Shopify übernehmen, Logo und Markenfarbe hinterlegen.

Ab dann erstellt Belegio bei jeder bezahlten Bestellung automatisch eine Rechnung ohne Umsatzsteuer mit dem Rechtshinweis deines Sitzlandes – §19 UStG in Deutschland, § 6 Abs 1 Z 27 UStG 1994 in Österreich – und verschickt sie per E-Mail an deinen Kunden.

Lieferungen in andere EU-Länder

Seit 2025 können Kleinunternehmer auch in andere EU-Länder steuerfrei liefern, wenn sie dafür registriert sind und eine EX-Kennnummer führen. Hinterlegst du sie in Belegio, entscheidet das Lieferland über den Hinweistext: im Inland der nationale Hinweis, in anderen EU-Ländern die EU-Kleinunternehmerregelung samt EX-Nummer, im Drittland die steuerfreie Ausfuhrlieferung. Ohne EX-Nummer bleibt es überall beim nationalen Hinweis.

Was passiert, wenn du die Grenze überschreitest?

Wächst dein Umsatz über die Grenze, wechselst du in die Regelbesteuerung und weist dann Umsatzsteuer aus. In Belegio deaktivierst du dafür den Schalter – ab dem Umstellungszeitpunkt erzeugt die App Rechnungen mit korrektem Steuerausweis. Auch internationale Fälle wie das One-Stop-Shop-Verfahren für EU-B2C oder Reverse-Charge für EU-B2B sind dann automatisch abgedeckt.

Das Gründungsjahr und der Wechsel mitten im Jahr

Gründest du unterjährig, gibt es kein Vorjahr, an dem sich die 25.000-Euro-Grenze messen ließe. Maßgeblich ist dann allein der Umsatz des laufenden Jahres. Wer im Oktober startet und bis Silvester unter der Grenze bleibt, ist Kleinunternehmer — im Folgejahr zählt dieser Rumpfzeitraum dann als Vorjahr.

Der Wechsel mitten im Jahr ist der Fall, der im Shop-Alltag am meisten Verwirrung stiftet. Rechnungen, die vor dem Wechsel entstanden sind, bleiben Kleinunternehmer-Rechnungen — sie werden nicht rückwirkend mit Umsatzsteuer versehen. Belegio schreibt den Steuerfall beim Erstellen fest, genau deshalb: Ein Beleg soll die Rechtslage zeigen, die zum Zeitpunkt seiner Ausstellung galt, nicht die von heute. Ab dem Umschalten entstehen neue Rechnungen mit Steuerausweis.

Umsatzgrenzen im Blick behalten

Die 100.000-Euro-Grenze wirkt sofort — nicht erst zum Jahreswechsel. Der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, ist bereits steuerpflichtig. Wer das erst beim Jahresabschluss bemerkt, hat unter Umständen monatelang Rechnungen ohne Steuerausweis geschrieben, für die inzwischen Umsatzsteuer anfällt.

Belegio rechnet deinen Jahresumsatz deshalb laufend gegen beide Grenzen und meldet sich auf der Übersicht, bevor es knapp wird — getrennt für den Fall „im nächsten Jahr steuerpflichtig“ und den Fall „Grenze bereits überschritten“. Lieferst du mit EX-Kennnummer in andere EU-Länder, kommen die nationalen Grenzen der Zielländer und die EU-weite 100.000-Euro-Grenze hinzu; auch die behält die Übersicht im Auge.

Das ist eine Rechenhilfe und keine steuerliche Prüfung: Maßgeblich ist, was tatsächlich in deiner Buchführung steht, und die Grenzen ändern sich von Zeit zu Zeit.

Wann sich der freiwillige Verzicht lohnt

Die Kleinunternehmerregelung ist kein Muss. Du kannst gegenüber dem Finanzamt darauf verzichten und zur Regelbesteuerung wechseln, bist daran dann aber für mehrere Jahre gebunden. Sinnvoll sein kann das in zwei Fällen.

• Du hast hohe Vorsteuerbeträge — etwa weil du Ware einkaufst, Werkzeuge anschaffst oder in Warenlager investierst. Als Kleinunternehmer kannst du die enthaltene Umsatzsteuer nicht abziehen.
• Du verkaufst überwiegend an Unternehmen. Für die ist der Steuerbetrag durchlaufender Posten, während ihnen eine Rechnung ohne Steuerausweis den Vorsteuerabzug nimmt.

Umgekehrt spricht für die Regelung, wer überwiegend an Privatkunden verkauft: Der Endpreis bleibt gleich, aber ohne Umsatzsteuer bleibt mehr davon bei dir. Die Entscheidung hat Folgen über Jahre — sie gehört mit der Steuerberatung besprochen, nicht nebenbei getroffen.

Die Vorschau zeigt deine Besteuerung, nicht irgendeine

Ein kleiner, aber praktischer Punkt: Wenn du in den Einstellungen ein Layout auswählst, zeigt die Vorschau den Beleg so, wie er bei dir tatsächlich aussehen wird — als Kleinunternehmerin also mit 0 Prozent und deinem Rechtshinweis, nicht mit erfundenen 19 Prozent. Das klingt selbstverständlich, war es lange nicht: Eine Händlerin aus Österreich hat uns darauf gebracht, weil ihre Vorschau deutsche Steuersätze zeigte, die es auf ihren Rechnungen nie geben wird.

Eine häufige Frage dabei: Muss der Nummernkreis beim Wechsel neu beginnen? Nein. Die fortlaufende Nummer hängt an deinem Unternehmen, nicht an der Besteuerungsart. Sie läuft über den Wechsel hinweg einfach weiter — ein Neustart würde die Lückenlosigkeit sogar gefährden, weil zwei Reihen entstünden, die niemand mehr eindeutig zuordnen kann.

Verkäufe an Geschäftskunden als Kleinunternehmer

Ein Punkt, der im Shop selten auffällt, beim Kunden aber schon: Weil auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer steht, kann ein Geschäftskunde daraus auch keine Vorsteuer ziehen. Für ihn ist dein Bruttopreis der Endpreis, während er beim regelbesteuerten Wettbewerber nur den Nettobetrag trägt.

Im Privatkundengeschäft ist das dein Vorteil — bei gleichem Endpreis bleibt mehr bei dir. Verkaufst du überwiegend an Unternehmen, kehrt sich der Effekt um. Das ist kein Argument gegen die Kleinunternehmerregelung, aber es gehört in die Überlegung, wenn du über einen Verzicht nachdenkst.

Pflichtangaben und Aufbewahrung im Blick

Auch als Kleinunternehmer gelten die allgemeinen Anforderungen: vollständige Rechnungsangaben, fortlaufende und lückenlose Nummernkreise sowie die Aufbewahrung deiner Rechnungen (nach § 147 AO 10 Jahre). Belegio vergibt die Nummern automatisch lückenlos, archiviert deine Belege abrufbar und hostet ausschließlich in Frankfurt am Main – die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO wird beim Setup per AV-Vertrag geschlossen. Welche Pflichtangaben genau gefordert sind